Vinst och likvida medel är två olika saker, och skillnaden kan vara hundratusentals kronor. Räkneexemplet nedan visar var pengarna faktiskt tar vägen.
Du loggar in och ser resultatet. 500 000 kronor i vinst för året. Du borde känna dig trygg. Sen loggar du in på banken. Där finns 10 000 kronor. Ingen har stulit något. Ingen har räknat fel. Du har bara blandat ihop två saker som låter lika men aldrig är samma sak.
Resultat och pengar på kontot är inte samma mätning
Resultaträkningen visar vad du tjänat på papperet. Kassan visar vad du faktiskt kan använda just nu. Skillnaden mellan dem är hela anledningen till att framgångsrika artister, föreläsare och influencers kan gå i konkurs samma år som de redovisar sin bästa vinst någonsin.
Det låter orimligt. Det är ändå precis vad som händer varje år, för att kunder som har mycket pengar att tjäna sällan har fått lära sig var skillnaden ligger.
Ett räkneexempel, byt ut siffrorna mot dina egna
Det här är ett räkneexempel. Siffrorna är påhittade för att visa principen. Räkna sedan med din egen bokföring.
Säg att du fakturerat 1 200 000 kronor under året. Kostnaderna landade på 700 000 kronor. Resultatet blir 500 000 kronor i vinst. Så långt ser allt bra ut.
Men av de 1 200 000 kronorna ligger kanske 300 000 kronor kvar som obetalda kundfakturor. Pengarna är intäktsförda men inte inbetalda. Du har också lagt undan 150 000 kronor för moms som ska betalas in nästa kvartal, en skuld som redan finns men som resultaträkningen inte bryr sig om. Du har amorterat 100 000 kronor på ett lån under året, en post som aldrig syns i resultatet eftersom den bara flyttar pengar mellan balansräkningens rader.
Räkna på det. 500 000 kronor i vinst, minus 300 000 kronor som ännu inte kommit in, minus 150 000 kronor som redan är öronmärkta till Skatteverket, minus 100 000 kronor i amortering. Kvar blir nästan ingenting. Ändå har du gjort allt rätt.
Varför det är svårare än det låter
De flesta som får syn på det här bestämmer sig för att hålla koll själva. De sätter upp ett kalkylark. De lovar sig att kolla kassaflödet varje månad. Sedan kommer en hektisk period, ett stort uppdrag, en turné, en lansering, och kalkylarket öppnas inte på tre månader.
Det handlar sällan om att man inte förstår principen. Den är inte svår när man väl sett räkneexemplet ovan. Det svåra är att göra det, månad efter månad, år efter år, utan att någon annan håller en till det. Ensam blir det första prioriterade bort när något annat känns viktigare. Och det gör det alltid, för det är alltid något annat som skriker högre för stunden.
Det blir värre med fler bolag
Har du ett bolag för scenverksamheten, ett för samarbeten och ett tredje för en fastighet eller en investering, multipliceras problemet. Varje bolag har sin egen tidsförskjutning mellan resultat och kassa. Pengar kan behöva flyttas mellan bolagen för att täcka en tillfällig lucka i ett av dem, samtidigt som du fortfarande inte vet vad den samlade bilden faktiskt visar.
Det är precis i den situationen som många upplever att de “borde ha koll”, eftersom de faktiskt har koll på varje enskilt bolag för sig. Det som saknas är summan av alla tre, uppdaterad varje månad, inte bokslutet en gång om året.
Vad varje månad utan koll kostar
Problemet med att skjuta upp det är att glappet mellan vinst och kassa sällan krymper av sig själv. Obetalda fakturor blir äldre. Momsen som ska betalas väntar inte. Ju längre du väntar med att se helheten, desto större blir chansen att en stor skatteräkning, en momsinbetalning eller en amortering dyker upp samma månad som något annat stort ska betalas, och att du då upptäcker det för sent för att planera för det.
Den kostnaden syns aldrig som en rad i bokföringen. Den syns som stress, som panik i november, som pengar du måste låna för att täcka något du hade kunnat se komma i mars.
Gör det här redan denna vecka
Öppna din bokföring och jämför två tal för det senaste kvartalet. Ta fram det redovisade resultatet. Ta sedan fram det faktiska saldot på företagskontot, minus det du vet ligger som moms och skatt du redan är skyldig.
Om de två talen ligger nära varandra har du redan god koll. Om avståndet är stort, om resultatet ser mycket bättre ut än kassan, har du precis hittat det som kommer avgöra hur din vår ser ut. Skriv ner avståndet. Det är den enda siffra du behöver för att veta hur bråttom det är.
Fler artiklar om vinst och kassa.