Bristande attestrutiner är den vanligaste orsaken till att förskingring pågår i åratal innan den upptäcks. De tre rutinerna nedan stänger det största kryphålet.
Förskingring inom mindre verksamheter beror sällan på ondska hos den som utför den. Den beror nästan alltid på att tillfälle funnits, under lång tid, utan att någon annan tittat efter. Att stänga tillfället kräver inte misstro mot dina medarbetare. Det kräver tre rutiner som gör att ingen enskild person någonsin kan både initiera och godkänna en betalning helt själv.
Skilj den som betalar från den som godkänner
Den som lägger upp en betalning ska aldrig vara samma person som ensam godkänner att den går iväg. Har du en bokförare eller administratör som sköter leverantörsfakturor bör en annan person, gärna du själv, alltid vara den som slutgiltigt attesterar innan pengarna lämnar kontot.
De flesta banker och ekonomisystem har färdiga funktioner för det här, ofta kallade dubbel attestering eller flerstegsgodkännande. Funktionen finns redan i verktyget du använder. Det som saknas i de flesta mindre bolag är bara beslutet att faktiskt slå på den, eftersom det känns som ett extra steg i vardagen.
Se dina egna kontoutdrag med egna ögon
Ingen bokförare, hur skicklig och pålitlig den än är, ska vara den enda som någonsin ser ditt fullständiga kontoutdrag. Avsätt tid varje månad, en kort stund räcker, för att själv gå igenom kontots samtliga transaktioner, i stället för enbart den sammanställning som presenteras för dig.
Det handlar inte om att kontrollera enskilda poster i detalj varje gång. Det handlar om att bekanta dig med vad som är ett normalt flöde i ditt bolag, så att en avvikelse faktiskt sticker ut för dig när den väl uppstår.
Sätt beloppsgränser som kräver extra godkännande
De flesta banker låter dig sätta gränser för hur stora belopp som kan betalas ut utan extra godkännande, och vem som behöver godkänna belopp över den gränsen. En rimlig gräns, satt i relation till ditt bolags normala transaktioner, gör att en enstaka stor utbetalning aldrig kan slinka igenom obemärkt bland vardagens mindre betalningar.
Beloppsgränsen bör ses över regelbundet, i takt med att ditt bolags omsättning förändras. En gräns som var rimlig för tre år sedan kan idag vara för hög för att fånga upp det den var tänkt att fånga.
Att införa rutinerna utan att det känns som misstro
Den vanligaste invändningen mot att införa de här rutinerna är rädslan för att det ska kännas som en anklagelse mot den som sköter ekonomin idag. Lösningen är att prata om rutinerna som något som gäller oavsett person, inte som en reaktion på ett specifikt misstänksamt beteende.
En rutin som infördes redan från början, innan något gått fel, skyddar både dig och den som sköter din ekonomi. Den som aldrig ensam kan godkänna en stor betalning kan heller aldrig felaktigt misstänkas för något denne inte gjort, eftersom varje beslut redan är dokumenterat och delat mellan minst två personer.
Det gör rutinen till en trygghet snarare än en kontrollapparat. Den som sköter din ekonomi slipper bära hela ansvaret ensam för varje enskild betalning, och du slipper undra i efterhand om något du aldrig såg passerade kontot utan att du visste om det.
Varför rutinerna slutar användas
Ingen av de tre rutinerna är tekniskt svår att sätta upp. Problemet är att de kräver att någon aktivt håller i dem, månad efter månad, även när allt känns lugnt och tilliten till den som sköter ekonomin är hög. Det är precis då, när allt känns tryggt, som rutinerna lättast tonas ner eller glöms bort helt.
De verksamheter där förskingring pågår längst innan den upptäcks är sällan de där ingen rutin någonsin fanns. Det är oftare de där en rutin fanns från början, men slutade följas efter något år eftersom ingen längre kände att den behövdes.
Gör det här redan denna vecka
Kontrollera om dubbel attestering faktiskt är påslagen i ditt bank- eller ekonomisystem just nu, inte om den finns tillgänglig, utan om den faktiskt används på riktigt. Kontrollera samtidigt vilken beloppsgräns som gäller för utbetalningar utan extra godkännande.
Om du inte kan svara på båda frågorna med säkerhet just nu, är det precis den luckan som gör att en enda person, hur pålitlig den än verkar, kan röra sig fritt med ditt bolags pengar utan att någon märker det i tid.
Fler artiklar om förtroende och risk.